Informativa sulla privacy dei candidati e dei richiedenti di lavoro

DAC Beachcroft è un fornitore internazionale di servizi legali che opera attraverso soggetti giuridici autonomamente costituiti e regolamentati per fornire servizi legali e/o di gestione dei sinistri in conformità alle leggi e ai regolamenti pertinenti in ciascuna delle Giurisdizioni in cui opera.

DAC Beachcroft si impegna a proteggere i dati di tutti coloro con cui interagisce.  La nostra Politica sulla Privacy (la "Policy") è divisa in sezioni per facilitare la lettura. Ogni sezione contiene informazioni importanti su come DAC Beachcroft può raccogliere e utilizzare i dati a seconda delle categorie di dati personali che tratta (il riferimento ai "dati" indica tutte le forme di dati personali).

La presente Policy si applica sia nel caso in cui l'utente richieda di unirsi a noi come dipendente, socio, appaltatore, consulente, personale temporaneo o interinale, praticante avvocato, apprendista, sia nel caso in cui l'utente richieda un'esperienza lavorativa. Si applica in tutto il mondo e contiene disposizioni specifiche per ogni giurisdizione, descritte in dettaglio nell'Appendice. A meno che un termine in maiuscolo non sia definito nel corpo di questa Policy o il contesto richieda diversamente, il termine ha il significato attribuitogli nella tabella dell'Appendice. La presente Policy sarà aggiornata di volta in volta.

L'uso di parole e/o frasi come "DAC Beachcroft", "noi", "ci" o "nostro" è solo per comodità e si riferisce a qualsiasi entità del nostro sito web. Legale e Reglamentare-normativo Ciascuna delle quali è un titolare indipendente del trattamento dei dati a sé stante.

QUALI DATI RACCOGLIAMO E DA DOVE LI OTTENIAMO

DAC Beachcroft raccoglierà, utilizzerà e archivierà i vostri dati per un'ampia varietà di ragioni in relazione al vostro rapporto con noi e raccoglieremo i vostri dati da una varietà di fonti.

La seguente tabella elenca le principali categorie di dati che raccogliamo e le fonti da cui li otteniamo. La tabella non è esaustiva.

Riferimenti e ricerche

Nell'ambito delle procedure di referenze e di selezione di cui sopra, possiamo contattare terze parti per verificare i vostri dati personali (compresi i dati personali che ci avete fornito nell'ambito del processo di candidatura e di assunzione). Queste terze parti possono includere:

• ex datori di lavoro al fine di verificare la vostra precedente storia lavorativa (ciò può includere il contatto con i vostri attuali o precedenti commercialisti se siete o siete stati lavoratori autonomi o indipendenti o avete lavorato tramite e/o siete stati pagati tramite un'agenzia);
• università e/o altri istituti di istruzione superiore che avete frequentato per verificare la vostra storia formativa;
• altri istituti per verificare altre qualifiche (come il CIPD);
• agenzie di verifica per controllare le referenze creditizie, le cariche direttive, l'identificazione e il casellario giudiziale; e/o
• organismi professionali per verificare l'appartenenza.

Raccoglieremo queste informazioni solo in relazione ai candidati selezionati che hanno accettato un'offerta condizionata di lavoro con noi e informeremo specificamente tali candidati che contatteremo queste terze parti prima di farlo.

Si prega di notare che la maggior parte dei dati che vi viene richiesto di fornire è obbligatoria in relazione alle nostre attività di reclutamento. Il mancato conferimento dei dati obbligatori può pregiudicare la nostra capacità di adempiere agli scopi indicati nella presente Informativa, tra cui la valutazione della vostra idoneità all'impiego e/o la stipula di un contratto di lavoro con voi.

COME UTILIZZIAMO I VOSTRI DATI

DAC Beachcroft utilizza i vostri dati per una serie di scopi al fine di intraprendere le azioni necessarie per stipulare un contratto con voi, per adempiere ai propri obblighi legali o altrimenti per perseguire i nostri legittimi interessi commerciali.

La tabella seguente illustra le principali finalità per cui i vostri dati possono essere trattati e la "base giuridica" del trattamento, ossia il motivo legittimo per cui possiamo trattare i vostri dati. L'elenco che segue non è esaustivo ed è soggetto alla legislazione sulla protezione dei dati applicabile nella vostra giurisdizione. Per informazioni su come utilizziamo i cookie e tecnologie simili in relazione all'uso del nostro sito web e delle nostre piattaforme digitali o di altre forme di comunicazione, si prega di leggere la nostra Politica globale sui cookie.

Dati personali

Categorie particolari di dati

Alcune categorie di dati sono considerate "categorie speciali di dati personali" e sono soggette a garanzie aggiuntive. DAC Beachcroft limita le categorie speciali di dati che tratta come segue:

• Informazioni sulla salute

Possiamo trattare le informazioni sulla salute fisica o mentale di un candidato per adempiere ai nostri obblighi nei confronti dei dipendenti disabili.

Tratteremo sempre le informazioni sulla salute come riservate e le condivideremo internamente solo in presenza di uno scopo specifico e legittimo. Abbiamo implementato adeguate misure di sicurezza fisiche, tecniche e organizzative per proteggere i vostri dati da perdite accidentali e da accessi, usi, alterazioni o divulgazioni non autorizzati.

Se un candidato viene selezionato, qualsiasi informazione sulla salute elaborata come parte del processo di reclutamento che sia rilevante per l'adempimento degli obblighi di DAC Beachcroft in relazione all'impiego sarà conservata e trattata in conformità con la Politica sulla privacy dei dipendenti e dei membri.

Se un candidato non viene selezionato, tutte le informazioni sulla salute ottenute nell'ambito del processo di reclutamento saranno cancellate insieme al resto dei dati del candidato entro 15 mesi dal rifiuto, salvo in circostanze eccezionali e/o per conformarsi a leggi e/o regolamenti giurisdizionali specifici e/o per scopi di continuità aziendale.

• Informazioni sui precedenti penali

Data la natura della nostra attività, chiediamo ai candidati selezionati che hanno accettato un'offerta di lavoro condizionata di rivelare i loro precedenti penali ed effettuiamo controlli sui precedenti penali come parte del nostro processo di selezione e in conformità con i nostri obblighi in materia di occupazione.

Tratteremo sempre i precedenti penali come riservati e li condivideremo internamente solo in presenza di uno scopo specifico e legittimo. Abbiamo adottato adeguate misure di sicurezza fisiche, tecniche e organizzative per proteggere i vostri dati da perdite accidentali e da accessi, usi, alterazioni o divulgazioni non autorizzati.

Le informazioni sul casellario giudiziale saranno cancellate al termine del processo di assunzione, salvo in circostanze eccezionali e/o per ottemperare a leggi o regolamenti specifici. Le informazioni sul casellario giudiziario saranno conservate in conformità con la nostra politica di conservazione e distruzione, anche se il risultato di qualsiasi controllo rimarrà nel file del dipendente. Le informazioni sul casellario giudiziario saranno conservate di norma per un massimo di 15 mesi, anche se il risultato di qualsiasi controllo rimarrà nel fascicolo del dipendente.

• Monitoraggio delle pari opportunità

DAC Beachcroft si impegna a fornire pari opportunità di impiego e progressione a tutti i suoi dipendenti e, di volta in volta, elaborerà informazioni relative a etnia, razza, nazionalità, orientamento sessuale e disabilità, insieme a informazioni relative a sesso ed età, ai fini del monitoraggio delle pari opportunità.

Abbiamo implementato adeguate misure di sicurezza fisiche, tecniche e organizzative per proteggere i vostri dati da perdite accidentali e da accessi, usi, alterazioni o divulgazioni non autorizzati. Inoltre, questo controllo sarà sempre effettuato in conformità con le misure di sicurezza appropriate richieste dalla legge applicabile, tra cui:

• la fornitura di informazioni relative all'origine etnica, alla razza, alla nazionalità, all'orientamento sessuale e alla disabilità ai fini del monitoraggio è volontaria e sarà trattata a tal fine solo con il vostro consenso;
• ove possibile, il monitoraggio deve essere effettuato utilizzando dati anonimizzati, in modo che i richiedenti non possano essere identificati; e/o
• le informazioni trattate a fini di monitoraggio devono essere tenute separate dai registri generali della gestione e delle risorse umane.

QUANDO CONDIVIDIAMO I DATI

DAC Beachcroft può, come indicato di seguito, condividere i dati dell'utente con i seguenti soggetti chiave in determinate circostanze e laddove necessario per raggiungere gli scopi sopra indicati:

• Agenzie di reclutamento e selezione;
• Specialisti in referenze e verifiche;
• Fornitori di medicina del lavoro;
• HMRC (nel Regno Unito), Revenue (in Irlanda) e/o qualsiasi altra agenzia governativa applicabile;
• Uffici del casellario giudiziale;
• Pubblico dominio (questo include le pubblicazioni interne di DAC Beachcroft, la stampa, il sito web esterno e i social media);
• Commercialisti, avvocati e altri consulenti professionali; e/o
• I nostri regolatori.

L'elenco sopra riportato non è esaustivo.

TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI DI DATI

In qualità di fornitore internazionale di servizi legali, DAC Beachcroft può trasferire i dati a destinatari situati al di fuori della giurisdizione in cui i servizi sono forniti o ricevuti. Ad esempio, ciò può accadere in relazione a consulenze legali transnazionali, o quando condividiamo informazioni con i nostri colleghi all'interno del Gruppo DAC Beachcroft, la nostra rete globale e/o fornitori di servizi terzi.

Ogni giurisdizione (dove operano i membri del Gruppo DAC Beachcroft) ha le proprie leggi e regolamenti sulla protezione dei dati. Per garantire la coerenza e la conformità con le leggi e i regolamenti applicabili, tutte le entità del Gruppo DAC Beachcroft hanno stipulato il nostro Accordo per il Trattamento e il Trasferimento dei Dati all'interno del Gruppo, che incorpora le più aggiornate Clausole Contrattuali Standard dell'UE ("STC") e l'Allegato Internazionale del Regno Unito per il Trasferimento dei Dati a tali STC dell'UE.

Quando trasferiamo i dati a livello internazionale (e, nel caso di trasferimenti verso un paese in cui non è disponibile una decisione di adeguatezza), ci assicuriamo che siano in vigore le misure contrattuali pertinenti richieste dalla legge applicabile in quella Giurisdizione.

In qualità di studio legale leader a livello internazionale, disponiamo di solidi sistemi e politiche di sicurezza informatica per garantire un'adeguata protezione dei vostri dati. Ciò è supportato dai nostri accreditamenti ISO 27001 e Cyber Essentials Plus, certificati da revisori indipendenti.

COME PROTEGGIAMO I DATI

Disponiamo di misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati. Limitiamo l'accesso ai dati a coloro che hanno un'effettiva necessità di accedervi. I responsabili del trattamento dei dati sono autorizzati e sono tenuti alla riservatezza. Testiamo continuamente i nostri sistemi e siamo certificati ISO 27001 (solo per gli uffici del Regno Unito e dell'Irlanda) e Cyber Essentials PLUS (per tutti gli uffici), il che significa che seguiamo gli standard del settore per la sicurezza delle informazioni.

Disponiamo inoltre di procedure per gestire eventuali sospette violazioni dei dati. Comunicheremo all'utente e a qualsiasi autorità di regolamentazione applicabile una sospetta violazione della sicurezza dei dati laddove siamo obbligati per legge a farlo.

PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I DATI

La politica di DAC Beachcroft è quella di conservare i dati solo per il tempo necessario ad adempiere agli scopi per cui sono stati raccolti o come altrimenti richiesto dalla legislazione e/o dai regolamenti applicabili in materia di protezione dei dati e/o per scopi di continuità aziendale. In alcune circostanze, possiamo anonimizzare i vostri dati in modo che non possano essere associati a voi. Ci riserviamo il diritto di conservare e utilizzare tali dati anonimizzati per qualsiasi scopo commerciale legittimo senza preavviso.

DAC Beachcroft conserverà generalmente i dati per i periodi indicati di seguito, fatte salve eventuali circostanze eccezionali e/o per conformarsi a qualsiasi legislazione sulla protezione dei dati applicabile nella sua giurisdizione o ai regolamenti e/o per scopi di continuità aziendale:

Per i candidati non selezionati:

• In generale, conserveremo i dati raccolti durante il processo di assunzione e per un periodo massimo di 15 mesi dalla fine del processo, salvo in circostanze eccezionali e/o per conformarsi a leggi e/o regolamenti giurisdizionali specifici e/o per scopi di continuità aziendale.
• Possiamo conservare i dati selezionati relativi a determinati candidati nei nostri archivi per un periodo superiore a 15 mesi allo scopo di monitorare i candidati in relazione a future offerte di lavoro; se non desiderate che i vostri dati siano conservati nei nostri archivi per questo scopo, vi preghiamo di comunicarcelo.

Per i candidati prescelti:

• Se vi viene offerto e accettate di lavorare con noi, i dati che raccogliamo durante il processo di candidatura e di assunzione entreranno a far parte del vostro curriculum lavorativo e potranno essere utilizzati da noi in relazione al vostro impiego in conformità con la nostra Informativa sulla privacy per i dipendenti e le società affiliate, disponibile internamente.

I VOSTRI DIRITTI IN RELAZIONE AI VOSTRI DATI

DAC Beachcroft cercherà sempre di trattare i vostri dati in conformità ai nostri obblighi, ai nostri diritti e ai vostri diritti.

Non sarete sottoposti a decisioni basate esclusivamente sul trattamento automatizzato dei dati senza il vostro previo consenso.

In determinate circostanze, avete il diritto di richiedere la cancellazione o la rettifica dei vostri dati, di opporvi a determinati aspetti del trattamento dei vostri dati e di richiedere la limitazione di tale trattamento. Avete inoltre il diritto di richiedere il trasferimento dei vostri dati a terzi in un formato comunemente utilizzato.

L'utente ha un diritto indipendente di accesso ai propri dati trattati da DAC Beachcroft. Potrebbe essere richiesto di fornire informazioni per confermare la propria identità e/o per aiutare DAC Beachcroft a localizzare i dati richiesti come parte della risposta di DAC Beachcroft alla sua richiesta. Se si desidera esercitare il proprio diritto di accesso, si prega di contattare il nostro Office of the General Counsel (elencato di seguito).

L'utente ha il diritto di sollevare dubbi o reclami all'Autorità di controllo della protezione dei dati (come specificato nell'Appendice) in merito al trattamento dei suoi dati. Abbiamo scelto il DPC come autorità di controllo della protezione dei dati nell'UE.

DOVE OTTENERE MAGGIORI INFORMAZIONI

Se avete domande sulla presente Informativa, se desiderate esercitare uno qualsiasi dei vostri diritti in relazione ai vostri dati come indicato sopra, o se desiderate sollevare dubbi o reclami sul modo in cui i vostri dati vengono trattati, vi preghiamo di utilizzare i nostri dettagli di contatto qui sotto in prima istanza:

E-mail: ogc@dacbeachcroft.com

Posta: Office of the General Counsel

DAC Beachcroft

St Paul's House

23 Park Square South

Leeds

Regno Unito
LS1 2ND

AVETE BISOGNO DI ULTERIORE AIUTO?

Se si desidera ricevere la presente Informativa in un altro formato (ad esempio audio o stampa a caratteri grandi), si prega di contattarci (vedere "Dove ottenere ulteriori informazioni").

APPENDICE - GIURISDIZIONI

Questa appendice contiene informazioni specifiche sulla giurisdizione applicabili a ciascuna entità DAC Beachcroft.

Ulteriori informazioni sul Gruppo DAC Beachcroft sono disponibili sul nostro sito web.

Asia-Pacifico

DAC Beachcroft Singapore

Europa

DAC Beachcroft Dublino

DAC Beachcroft Francia AARPI

DAC Beachcroft Italia S.t.A.r.l.

DAC Beachcroft Sociedad Limitada Profesional Unipersonal (SLPU)

America Latina

DAC Beachcroft Chile Limited

DAC Beachcroft Colombia Abogados SAS

DAC Beachcroft Società civile

DAC Beachcroft Perù Sociedad Anónima Cerrada

Regno Unito

DAC Beachcroft LLP, DAC Beachcroft Claims Limited, DAC Beachcroft Services Limited, DAC Beachcroft (International) Limited

DAC Beachcroft (Irlanda del Nord) LLP

DAC Beachcroft Claims Scotland LLP, DAC Beachcroft Scotland LLP